Come dire “no” con grazia

Per chiunque manchi di assertività, dire di no è uno dei compiti più difficili. Che si tratti del tuo capo o del tuo partner, se non sei addestrato a fare questo, ti metterai regolarmente nei guai.

Come esseri sociali, spesso scegliamo la risposta più socialmente desiderabile. C’è una bella espressione per descrivere questo fenomeno: ‘la malattia di piacere’. La conseguenza è che ci mettiamo nei guai.

Come possiamo spiegare questo fenomeno? Molto semplicemente: non osiamo mai dire ‘no’…

Ma cosa possiamo fare? Tutti l’abbiamo sperimentato e vogliamo evitare di far sentire l’altra persona a disagio. Dire di no senza ferire i sentimenti degli altri richiede un po’ di pratica. Tuttavia, ci sono modi appropriati per aggirare inviti indesiderati o compiti impossibili.

Perché è importante saper dire di no?

Accettare con riluttanza perché non si sa come rifiutare sarà inevitabilmente percepito dall’altra persona. Lascerà un sapore amaro. È anche probabile che abbia un impatto sullo stress e sul lavoro della persona che non è stata in grado di dire di no. Alla fine, quest’ultimo nutrirà un certo risentimento verso il suo collega. Un risentimento che dovrà solo a se stesso!

Come per l’educazione dei figli, è importante saper porre dei limiti per ottenere il rispetto… e per rispettare se stessi! Per un manager, osare dire “no” è una garanzia di credibilità, competenza e autenticità.

1. Permettetevi di riflettere

Rispondere con calma a una richiesta negativa richiede un minimo di riflessione se non si è abituati. Il primo consiglio è quello di chiedere un po’ di tempo per pensare – più o meno a seconda della richiesta. Non c’è fretta! L’altra persona ha tempo! Questi pochi momenti dovrebbero essere usati per fare un passo indietro e fare il punto della situazione. Quindi, prima di definire la vostra risposta, potete :

• soppesare i pro e i contro – quali sono le conseguenze per te di ogni risposta – positive e negative? Cosa farà una risposta “sì”? Cosa farà un ‘no’ per te? È una buona idea scriverlo su due colonne. In questo modo sarà più facile vedere da che parte pende la bilancia!
  
  
• Razionalizzare – Non è la fine del mondo! Di fronte a un rifiuto, un collega può essere infastidito in quel momento, ma questo non significa che lui o lei penserà meno di voi.
  
  
• Allevia il tuo senso di colpa – La persona con cui stai parlando sarà certamente frustrata. Ma voi non siete responsabili della situazione in cui si sono cacciati! Assicuratevi che non è colpa vostra se si trovano in questo stato di stress!
  
  
• Sii diplomatico – Lo scopo non è quello di offendere la persona con cui stai parlando, ma di farle capire che, nonostante la tua buona volontà, non puoi soddisfare la sua richiesta. Mantenete un tono calmo e mostrate empatia e considerazione per il vostro sfortunato collega.
  
  
• Argomenta il tuo rifiuto – Attenzione, però, a non esagerare… Un rifiuto ben argomentato sarà sempre meglio accolto di un terso – a volte aggressivo – “no”. Non c’è bisogno di scusarsi. Più ti affoghi in argomenti, più la tua risposta sembrerà sospetta e ipocrita. Può essere una risposta come “Non posso aiutarla, purtroppo, sono occupato anch’io”.

2. Esercitarsi a dire “no”

Quando siamo stanchi o stressati e un capo o un collega si avvicina al nostro ufficio per chiederci una mano o per assumerci responsabilità extra, facciamo fatica a dire subito “no”. Perché? Perché reagiamo principalmente con reazioni automatiche e abbiamo la spiacevole abitudine di non dire “no”.

È quindi necessario prepararsi mentalmente a dire di no agli altri. Come possiamo farlo? Prendendo il tempo di immaginare diverse situazioni possibili, il più possibile concrete, e di visualizzare il momento in cui diciamo “no” al nostro interlocutore. Così non saremo totalmente destabilizzati quando la situazione si verificherà effettivamente.

Un buon trucco è quello di memorizzare frasi già pronte, preparate in anticipo, come: “Mi dispiace, ma non ho davvero il tempo di sostituirti in questa riunione” e altre “Questo è davvero un brutto momento, vedi, perché non ho abbastanza tempo per fare tutte le cose che devo fare, e con la tua richiesta, sarei costretto ad essere solo all’80% sulle mie priorità”.

3. Sii chiaro nelle tue priorità e sincero nel tuo rifiuto

È più facile dire “no” quando le nostre priorità ci sono chiare. Per esempio, se una delle nostre priorità è preparare un pitch a un cliente entro la fine della settimana, noi stessi siamo convinti che la soluzione migliore sia dire “no” a ciò che ci è stato appena chiesto. Perché? Perché questa convinzione verrà fuori forte e chiara nella nostra discussione con l’altra persona. Questi ultimi sentiranno che non abbiamo davvero il tempo, senza che noi dobbiamo giustificare in profondità il nostro rifiuto.

Ma non è tutto. Anche il nostro “no” deve essere sincero. Niente è peggio di una mezza bugia o di una bugia bianca per cercare di spiegare il motivo del nostro rifiuto. Perché la persona con cui state parlando lo percepirà inevitabilmente e vi chiederà perché vi state trattenendo. È meglio giocare la carta dell’autenticità e dire apertamente che la richiesta che ci è stata fatta non ci piace affatto e che la soluzione migliore, per entrambi, è quella di rifiutarla.

Certo, ti stai chiedendo in questo momento: “OK, lo farò, ma se l’altra persona mi chiede ripetutamente perché sto rifiutando, cosa devo dire (specialmente se è il mio capo)?”. In questo caso, si consiglia di persistere, senza cercare di argomentare: “Ripetete il vostro punto con calma, usando sempre le stesse parole”, consiglia. Perché questo manderà il messaggio che il vostro “no” è fermo e già abbastanza giustificato ai vostri occhi. Se necessario, possiamo esprimere empatia di sfuggita, se il nostro interlocutore è terribilmente insistente: “Capisco che non è una buona cosa per te, che contavi davvero su di me, ma le mie priorità sono chiare e mi è impossibile liberare del tempo per te senza danneggiare il raggiungimento dei miei obiettivi”, possiamo dire per esempio per cercare di chiudere lì la discussione.

4. Sii vago ma convincente

Conduci la persona che fa la richiesta direttamente a te, senza troppe chiacchiere: “No, purtroppo non sarà possibile”. Allora stai zitto. Dillo gentilmente ma con fermezza. Se l’altra persona insiste, sarà vista come un fastidio, non come voi. Non hai nessun obbligo di dare spiegazioni a nessuno. Non è possibile” è più che sufficiente.

5. Non indebolire il tuo ‘no’

Un no breve è di gran lunga il più efficace. Se dite ‘forse’, state dubitando. E dubitare rende facile la manipolazione. Un “no” è sufficiente, non c’è bisogno di aggiungere “penso” o “immagino”.

6. Trova gli argomenti giusti

Non si tratta di dire semplicemente “no, non posso” o “non ho tempo” e poi andarsene. Per far passare il messaggio, è necessario argomentare con informazioni concrete.

Per esempio, se stai rifiutando un compito aggiuntivo, elenca i tuoi compiti e le loro scadenze: “Ho già un sacco di lavoro da fare, devo finire il file X entro domani e ho il progetto Y da inviare a così e così entro questo fine settimana, quindi non posso fare il compito Z”.

Se vuoi dire di no perché non sai come farlo, fai capire al tuo intervistatore che non hai le competenze necessarie perché non sei stato addestrato per questo compito, o che non fa parte della tua descrizione del lavoro.

Fate attenzione a mantenere i vostri argomenti semplici e a non esagerare, altrimenti i vostri colleghi penseranno che non sapete gestire il vostro tempo o che non siete competenti per il lavoro!

7. Rimanda la tua risposta

Questa non è la migliore strategia perché si può ottenere il boomerang indietro, ma aiuta. “Puoi chiedermelo più tardi, per favore? Non posso risponderti in questo momento”. “Non farlo con un tono promettente che lascia troppe speranze. Basta dichiarare un fatto: non puoi davvero rispondere ora. Questa tattica aiuta i timidi a trovare la forza di formulare una risposta negativa.

8. Offrire un’alternativa

O non puoi fare nulla, o non vuoi, non importa se tu stesso offri un’alternativa. No, non è possibile, ma posso offrirti questo…” È così che fissi i tuoi limiti. Sposterete il problema in modo drammatico. D’ora in poi, l’altra persona dovrà imparare a dire di no.

9. Dare la colpa a qualcun altro

Questo può non sembrare molto bello ad alcuni, ma a volte è inevitabile. Puoi far sembrare che il tuo no non provenga da te ma da qualcun altro.

Inizia esprimendo la tua gratitudine per essere stato invitato o considerato. Quando diciamo di no, tendiamo a sentirci in colpa. Questo metodo ti farà sentire più a tuo agio, ma comunque onesto: “Sono contento che ti fidi abbastanza di me da tenere il tuo gatto. Significa molto per me, perché so quanto tieni a lui. Tuttavia…”.

10. Non dire niente in risposta

Non devi sempre rispondere. Certamente non a telefonate o e-mail indesiderate. Per alcune persone che trovano difficile dire di no, ignorare qualcuno non è facile ma a volte è l’opzione più appropriata. Anche se può sembrare scortese in alcuni casi, a volte è la soluzione meno cattiva. E vi permetterà di fuggire da ciò che non volete fare.

11. Nessun “ma”!

Anche qui, ci sono due trappole da evitare, secondo il nostro specialista. “Soprattutto, non collegare il rifiuto e l’apertura positiva con un “ma”, raccomanda. Questa congiunzione annulla, nella mente del destinatario, ciò che ha letto poco prima: un rifiuto. Mentre una cosa è dire di no, un’altra, ben distinta, è immaginare una prospettiva positiva. Deve essere chiaro nella mente della persona con cui stiamo parlando. Allo stesso modo, non c’è bisogno di concludere ricordando alla gente: “Rimango a vostra disposizione per parlarne, se volete. “Non solo è ovvio, ma perché dovremmo parlarne ancora? Per dire la stessa cosa. Quindi non ha molto senso”, dice Sylvie Azoulay-Bismuth. O la discussione andrebbe alla deriva e potresti doverti giustificare all’infinito, che non è mai una posizione di leadership.

12. Rendere chiaro che la vostra decisione è irreversibile

Daniel Gilbert è professore di psicologia ad Harvard. Il suo lavoro ha dimostrato, tra l’altro, che quando c’è la possibilità di cambiare idea, tendiamo ad essere meno soddisfatti della nostra decisione. Di conseguenza, è fondamentale che il nostro “no” sia irreversibile, altrimenti potremmo sentirci in colpa, rimpiangere di aver rifiutato la richiesta che ci è stata fatta, o addirittura indebolirci e finire per dire “sì” quando l’altra persona torna da noi poco dopo.

In altre parole, il nostro “no” deve essere fermo, sia ai nostri occhi che a quelli degli altri.

Come possiamo farlo? Con un trucco molto semplice scoperto dal signor Gilbert: concentrarsi solo sugli aspetti positivi del nostro “no”. Per esempio, il nostro “no” ci permetterà di realizzare un progetto particolare, di evitare di dover lavorare in squadra con un collega che gli esce dal naso, o anche – che ne so? – Non saremo costretti a fare gli straordinari per fare tutto entro la fine della settimana (e quindi avere la prospettiva di un finale piacevole con la nostra piccola famiglia).

Vedere gli aspetti positivi del nostro “no” ci permette, finalmente, di avere il coraggio di presentare un rifiuto categorico e solido al nostro interlocutore. Questo ci dà l’energia per andare contro i desideri dell’altra persona. E questo è davvero cruciale, secondo il professore di Harvard: “A lungo termine, la capacità di dire ‘no’ è una chiave segreta per la felicità sul lavoro”, dice.

Ecco alcune tecniche per aiutarti a dire di no più facilmente, senza sentirti un mostro. Ricordate che non potete accontentare tutti. Non si senta in colpa, la cosa più importante è rispettare se stesso, rimanere fedele ai suoi principi e non trascurare ciò che è importante per lei. Vedrai che affermandoti poco a poco, soprattutto imparando a dire di no quando è necessario, rafforzerai la tua fiducia e la tua autostima.

Dire di no alle persone è una parte essenziale della vita. Anche se non è sempre necessario offrire al destinatario un piano B o una spiegazione, spesso vale la pena di prendersi il tempo per esprimersi bene.

Ora sai tutto sulla sottile arte di dire ‘no’. Sta a voi usarlo bene, con eleganza, e di conseguenza migliorare il vostro benessere nella vita quotidiana in ufficio.

Allora, sei pronto a fare il grande passo?